Sind auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Daten, Daten­sät­ze, elek­tro­ni­sche Doku­men­te und elek­tro­ni­sche Unter­la­gen im Unter­neh­men ent­stan­den oder dort ein­ge­gan­gen, sind sie auch in die­ser Form auf­zu­be­wah­ren und dür­fen vor Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist nicht gelöscht wer­den.

Aus­zug aus der GoBD des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums der Finan­zen, Bun­des­steu­er­blatt Teil I, S. 29

Auf­be­wah­rungs­pflicht auch für den E‑Mailverkehr!

Erfül­len Sie im E‑Mail-Ver­kehr die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)?

Die kla­re und kur­ze Ant­wort: Nein.

Denn nach unse­rer Kennt­nis exis­tiert kein Sys­tem, das alle Daten so abspei­chert, wie sie digi­tal emp­fan­gen wur­den. Aber genau dies schreibt die GoBD vor. Wie kön­nen aus­ge­rech­net leicht mani­pu­lier­ba­re E‑Mails mani­pu­la­ti­ons­si­cher abge­legt wer­den? Und erfor­dert dies kom­pli­zier­te, auf­wän­di­ge Ein­ar­bei­tung in neue Systeme?

Die erneut kla­re und kur­ze Ant­wort: Nein.

E‑Mailkommunikation: revi­si­ons­si­cher & gerichtsfest.

E‑Mails stel­len immer noch das wich­tigs­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel in Fir­men dar. Haben Sie sich schon ein­mal den Fall vor­ge­stellt, dass Sie nach­wei­sen müs­sen, eine E‑Mail nicht (!) erhal­ten zu haben? Müs­sen Sie sicher­ge­hen, dass alle ihre Mit­ar­bei­ter voll Rechts­si­cher­heit genießen? 

Foren­sic Mail bie­tet trans­pa­ren­te und ein­ma­lig rechts­si­che­re Kom­mu­ni­ka­ti­on für alle. Mit Foren­sic Mail gestal­ten Sie Ihren E‑Mail-Ver­kehr und die Archi­vie­rung der E‑Mails revi­si­ons­si­cher, gerichts­fest und trans­pa­rent. Aber damit nicht genug.

Back­up-Sys­tem: ein­fach, schnell, unsichtbar.

Klas­si­sche revi­si­ons­si­che­re Lösun­gen neh­men ein kom­plet­tes Back­up aller Daten vor. Das bedeu­tet: Wenn ein­zel­ne E‑Mails ver­se­hent­lich gelöscht wer­den, muss stets der gesam­te Back­up-Block auf­wän­dig wie­der­her­ge­stellt wer­den – eine schwer­fäl­li­ge und zeit­rau­ben­de Operation.

Unser Sys­tem beherrscht sol­che Back­ups eben­so. Aber es legt über dies eine feder­leich­te Kopie jeder ein­zel­nen E‑Mail an, die Sie mit einem Klick wie­der­her­stel­len kön­nen. Dabei behal­ten Sie die vol­le Kon­trol­le über Ihre Ordnerstruktur.

Sie kön­nen Ihren bis­he­ri­gen E‑Mail-Cli­ent behal­ten und müs­sen nichts an Ihrem Work­flow ändern. Unser Sys­tem arbei­tet unsicht­bar im Hintergrund.

Foren­si­sches Mailserverarchivsystem:

✔ Rechts­kon­form (§§239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO, GoBD)
✔ Gerichtst­fest
✔ War­tungs­frei
✔ Mani­pu­la­ti­ons­si­cher
✔ Red­un­dant
✔ Gewohn­ter Zugriff Thun­der­bird, Out­look etc. (IMAP, POP3, SMTP)
✔ E‑Mail Echt­zeit­back­up
✔ Post­quan­ten­kryp­to­gra­phisch (SHA 512 mit secp521r1)

So sind bei­spiels­wei­se E‑Mails mit der Funk­ti­on eines Han­dels- oder Geschäfts­briefs oder eines Buchungs­be­legs in elek­tro­ni­scher Form auf­be­wah­rungs­pflich­tig. […] Eine Umwand­lung in ein ande­res For­mat ist zuläs­sig, wenn die maschi­nel­le Aus­wert­bar­keit nicht ein­ge­schränkt wird und kei­ne inhalt­li­che Ver­än­de­rung vor­ge­nom­men wird. Der Steu­er­pflich­ti­ge muss dabei auch berück­sich­ti­gen, dass ent­spre­chen­de Ein­schrän­kun­gen in die­sen Fäl­len zu sei­nen Las­ten gehen können.

Das Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen, GoBD, S. 29, 31 und 32

Wenn Sie wegen Nach­weis­pflich­ten und Beweis­last unru­hig schla­fen, kon­tak­tie­ren Sie uns sofort.

Für mit Sicher­heit guten Schlaf.